Gebruik deze zeven survival skills om productief te telewerken

22/2/21

Werken op afstand is ondertussen een dagelijkse realiteit voor velen onder ons. We Teamen, Zoomen, Webexen dat het een lieve lust is.

En welk kanaal je ook gebruikt, een gemiddelde werkdag werd nog meer een schermdag dan voorheen.

Hadden we vroeger nog spontane babbels en zogenaamde informele momenten, dan merken we al enige tijd de impact van het op afstand samenwerken.

Met de onderstaande zeven survival skills hou je de WAT relatie - Working Apart Together - met je collega’s productief !!

 

We deden een onze rondvraag over de impact van telewerken op de productiviteit. Uit de antwoorden van grote en kleine bedrijven leerden we dat dit de grootste pijnpunten zijn voor leidinggevenden die WAT-teams aansturen
  • De ene online vergadering volgt de andere op. Dit neemt veel drive weg op de belangrijke overlegmomenten
  • De miscommunicatie groeit doordat boodschappen tussen de lijnen minder aandacht krijgen.
  • De spontane babbels voor en na meetings vallen weg. Normaal wordt er in zo een informeel overleg nog nagepraat over de meeting. Doordat deze babbels er niet meer zijn verliezen gemaakte afspraken aan slagkracht.
  • Er is minder betrokkenheid van de collega’s in een online meeting. Een scherm zorgt blijkbaar voor meer afstanden afleiding dan we denken.
  • Het gevoel van een team te zijn ebt weg en de gelatenheid om resultaten te halen groeit.
Nieuwe manieren van samenwerken vragen om nieuwe rituelen. Gedurende de COVID periode hielpen we WAT teams om de focus op hun productiviteit te houden. Daarbij zijn deze zeven survival skills voor leidinggevenden essentieel
 

1. Bouw afstandsmomenten in voor jezelf

Telewerken zet veel druk op leidinggevenden en teams. We willen resultaten boeken en we moeten nog sneller schakelen dan voorheen. Op de werkvloer ontstaan twee categorieën van leidinggevenden. Enerzijds zijn er mensen die het gevoel hebben dat ze in controle kunnen blijven van de uitdagingen die er elke dag zijn. Anderzijds zien we best veel professionals die geleefd worden en van de ene call in de andere meeting rollen. Deze laatsten missen aan het eind van de dag de voldoening die ze vroeger haalden uit hard werken. “All work and no play makes Jack a dull boy” klonk het in The Shining

Wil je in controle komen van de uitdagingen die je voelt? Las dan elke dag een afstandsmoment in. Maak er een gewoonte van om bijvoorbeeld bij de start en halverwege de dag 10 minuten te nemen om jezelf te organiseren. Stel jezelf daarbij de volgende vragen: Welke uitdagingen moet ik nu eerst aanpakken? Wat merk ik bij mijn mensen? Wat wil ik bereiken met hen? Wat kan ik (anders) doen om samen resultaten te boeken?

2. Durf barrières te doorbreken

Eén van de redenen waarom telewerk moeilijk werkt is omdat we te veel copy paste willen doen. Leidinggevenden voelen zich gebonden aan de ‘oude’  fysieke manier van samenwerken. Ze proberen om dezelfde rituelen te vertalen in een online jasje. Dat werkt niet. Het voordeel van deze tijden is dat we de kans hebben om wat we altijd gedaan hebben anders te doen. Denk en handel daarbij creatief.

Heb je overleg een voorspelbare structuur waarbij de leidinggevende het orkest leidt?

Zorg dan voor een wisselend voorzitterschap waarbij je teamleden zich om de beurtmoeten voorbereiden om het overleg in goede banen te sturen.

Is je standaardtijdseenheid van een meeting één uur?

Maak dan informatie voor iedereen beschikbaar en roep je teamleden op hier voorafgaand aan de meeting naar te kijken. Zo spaar je in je overleg tijd doordat je niet alles uit moet leggen.

Heb je te weinig voeling met mekaar in een online meeting?

Vergader dan bijvoorbeeld in groepjes van drie mensen die fysiek buiten samenkomen. Elk groepje kan virtueel connecteren met een andere groep van drie.

3. Werk in verbeter cycli    

We werken allemaal keihard in een online modus. Bedrijven, teams en individuen tackelen uitdagingen die ze vroeger niet hadden. Als team doet iedereen zijn/haar uiterste best om resultaten neer te zetten in de infinite game waar we met z’n allen in zitten.
In die race tegen de klok merken we dat er frustraties in teams ontstaan.  En omdat de druk hoog is, nemen we weinig tijd om hier een oplossing voor te zoeken.

Hier kan je best een mindset van preventief onderhoud gebruiken. Voorkom frustraties door een systeem van verbetercycli op te zetten. Hoe je zo een verbetercylcus opzet? Bespreek elke drie weken met je mensen hoe je teamwerking loopt. Wat kan anders en beter om goed samen te werken op afstand? Maak hier een focuspunt van voor de komende weken. Hierdoor hou je iedereen alert.

Samen werken is meer dan samen taken uitvoeren en resultatenboeken. Hoe een team met mekaar samenwerkt beïnvloedt die resultaten sterk!

4. Creëer een flow aan ideeën

Online interactie en ideeën krijgen is niet evident (maar wel doenbaar). Wil je echter snelheid nemen in een online meeting, sprokkel dan asynchroon ideeën. Dat betekent dat je een tool zoekt die jullie helpt om ideeën vast te leggen zodat je ze later samen kan bespreken. Het     sprokkelmoment gebeurt dus niet meer in groep. De bespreking wel. Tools als Google Jamboard, Padlet, OneNote, ... lenen zich hier goed voor. Hier vind je meer info over een tool als Jamboard?

Voor mensen die graag denktijd hebben om te antwoorden, is deze manier van werken zalig.

5. Doe mood checks

Telewerk doet iets met een mens. De combinatie van werk en privé zorgt ervoor dat grenzen in levensdomeinen vervagen. We merken best veel  “eat-sleep-work-repeat” moeheid in organisaties. Op zich is dat niet zo vreemd. De always on knop won terrein in de laatste maanden.
Als je proactief wil inspelen op de mood in je team, bevraag dan actief hoe mensen zich voelen in de WAT relatie. Hier zijn verschillende fysieke en digitale oplossingen voor beschikbaar.

De enigste ‘worry’ die we meegeven is dat je bevragingsmoeheid krijgt wanneer je te vaak polst naar hoe iemand zich voelt. Elke dag een bevraging is te veel van het goede.

6. Toon en vier verwezenlijkingen

We leven in een cultuur waar alles altijd beter kan. Onze focus op resultaten geeft soms het gevoel dat de realisaties die er zijn, ‘gewoon’  zijn.
Zinvol werk doen is een belangrijke motivator voor velen onder ons. Check zeker eens Daniel Pink over purpose.      

Wil je die motivator aanspreken, dan is het zaak om regelmatig in de spiegel te kijken naar wat je bereikt hebt. En dit kan je dus ook op teamniveau doen. Zelfs in deze tijdens heeft je team resultaten geboekt. Zet dat in de kijker zodat de aandacht van je teamleden ook gaat naar wat goed is.

Overweeg om je teamleden  onverwacht appreciatie te tonen met een kleine attentie.

Chocolates always do the trick al je het ons vraagt ;-)

7. Geef perspectief en een houvast

De grote moeilijkheid tijdens een verandering is de onzekerheid waarin we leven. Teamleden kijken naar hun leidinggevende om a sense of direction te krijgen. Je kan de onzekerheid verkleinen door in kortere scopes te werken. Maak daarom elke week duidelijk waar jullie zich op korte termijn op richten. Welke uitdagingen gaan we deze week aanpakken? Wie neemt wat op? Wie kan waar terecht met vragen?

Een regelmatige korte communicatie werkt perfect om iedereen betrokken te houden. Check dit filmpje onderaan de pagina als je hier meer tips over wilt.

Zoek je nog meer inspiratie om je teamgoed te laten samenwerken?
Stel je vraag hier en we nemen contact met je op!

Koru HR g.c.v.
Kerkstraat 76 - 3850 Nieuwerkerken
M. info@KoruHR.be
T. +32 476 863 328
BE 0555.920.658

Online Readiness by www.doublegum.be

Bedankt !
Oops! Something went wrong while submitting the form.